Assistente Administrativo

Requisitos Técnicos e Comportamentais

Responsável por apoiar as rotinas administrativas, financeiras e RH da empresa, auxiliando no controle de pagamentos, recebimentos, documentos, notas fiscais, despesas de obras e atendimento a fornecedores, clientes e colaboradores.

Principais requisitos técnicos e comportamentais para essa função:

1. Requisitos técnicos

• Rotinas administrativas: organização de documentos, arquivos físicos e digitais, cadastros, elaboração de relatórios e controle de correspondências.
• Rotinas financeiras: apoio ao contas a pagar e a receber, lançamento de despesas, conferência de pagamentos, emissão de cobranças e conciliação bancária básica.
• Pacote Office: conhecimento de Excel, Word e Outlook, especialmente para planilhas, controles financeiros e relatórios.
• Notas fiscais e documentos: conferência, lançamento e arquivamento de notas fiscais de serviços, materiais e fornecedores.
• Controle de despesas de obras: lançamento e acompanhamento de gastos com materiais, equipamentos, transportes, mão de obra terceirizada e serviços.
• Contato com fornecedores: solicitação de orçamentos, acompanhamento de pedidos, conferência de documentos e prazos de pagamento.
• Organização documental de obras: apoio no controle de contratos, medições, comprovantes, recibos e documentos relacionados às obras.
• Sistemas de gestão: conhecimento básico em sistemas financeiros ou administrativos.
• Noções de construção civil: familiaridade com materiais de construção, serviços de obra, centros de custos e despesas por projeto.
• Controlar ponto, pagamentos dos funcionários, documentações de funcionários. Experiência prévia em rotinas administrativas e financeiras é desejável, especialmente em empresas de construção civil.

2. Requisitos comportamentais

• Organização: manter documentos, planilhas, notas fiscais e comprovantes devidamente arquivados.
• Atenção aos detalhes: conferir valores, datas, dados cadastrais e informações de documentos para evitar erros.
• Responsabilidade: cumprir prazos e executar as atividades com comprometimento.
• Ética e confidencialidade: preservar informações financeiras, dados de colaboradores, salários e documentos da empresa.
• Comunicação clara: manter um bom relacionamento com fornecedores, clientes, engenheiros, mestres de obras e demais equipes.
• Trabalho em equipe: colaborar com os setores administrativo, financeiro, compras e engenharia.
• Proatividade: antecipar pendências, solicitar documentos e alertar sobre pagamentos próximos do vencimento.
• Planejamento e gestão do tempo: organizar prioridades e cumprir prazos mesmo quando houver várias demandas simultâneas.
• Flexibilidade: adaptar-se às necessidades administrativas da empresa e às demandas das obras.
• Discrição e postura profissional: lidar com informações e situações delicadas de forma responsável.
• Capacidade de resolução de problemas: identificar divergências em documentos, cobranças e lançamentos, buscando soluções com os responsáveis.